Vamos colaborar com a portaria?

encomenda-1Por causa das festas de fim de ano e do período de natal, cresce o número de correspondências e mercadorias entregues nas residências.  De acordo com os Correios, nessa época do ano a demanda aumenta entre 30% e 50%.

Há vinte anos, por exemplo, os condomínios brasileiros eram pequenos conjuntos de apartamentos. O envio de cobranças, cartas e encomendas era menor e sua administração não vivia sobrecarregada de tarefas. Hoje, não é difícil imaginarmos que em um conjunto habitacional mediano, com 150 unidades, haja rotatividade diária de 350 a 400 correspondências.

Para fazer a distribuição dessas cartas e pacotes, alguns edifícios investem em caixas de correspondência, onde são depositados envelopes e, quando há uma entrega de maior volume, o morador retira na portaria. Em outros, a remessa é feita por andar. Pode haver uma caixa no andar ou pode-se deixar o material na porta, debaixo do tapete. Existem, ainda, condomínios onde o morador deve retirar toda correspondência na portaria ou recepção, com auxílio de um funcionário autorizado.

A prática da boa vizinhança é uma postura que também pode ser adotada. O morador avisa ao porteiro que chegará uma encomenda. O profissional, então, recebe a mercadoria e a coloca em um espaço do edifício destinado a esse fim, para em seguida avisar o condômino, que terá 24 horas para fazer a retirada do pertence do local. Essa atitude evitará com que a guarita ou qualquer espaço se transforme num verdadeiro depósito. Situações como essa atrapalhariam o desempenho do porteiro e chamam atenção de bandidos, colocando em risco a segurança dos próprios moradores.

Entretanto, não existe uma legislação específica sobre entrega de correspondência em condomínios. A Lei Federal 6.538/78 traz apenas algumas determinações específicas sobre o tema. Portanto, são os próprios moradores e o síndico que devem definir, nas assembleias ou convenções, como as regras serão impostas e colocadas em prática.

 

Como organizar o recebimento de encomendas

  • encomenda-2Convocar assembleia para impor normas no regimento interno sobre o recebimento e distribuição de mercadorias, cartas e encomendas.
  • É essencial que o condomínio disponha de um livro de registro de protocolo. Nele, o responsável pelas correspondências anota o dia, horário e as condições da entrega. O destinatário também deve assinar o caderno logo após o recebimento da encomenda.
  • Abordar nas regras estipuladas o tamanho máximo para recebimento, valor do objeto, protocolo de cada mercadoria recebida com comprovante de entrega ao destinatário, entre outros.
  • Orientar o porteiro sobre as novas resoluções e responsabilidades.
  • Comunicar todos os condôminos sobre as decisões quanto ao assunto.
  • Se possível, destinar um espaço no condomínio para armazenar as encomendas.
  • Estipular que os moradores avisem o porteiro sobre o recebimento de determinada mercadoria.
  • Estabelecer um prazo para o morador retirar a entrega da portaria.
  • Caso não haja porteiro no condomínio, opte por nomear alguém para receber encomendas e sinalize no interfone qual é o apartamento do responsável por tal serviço.

A guarita é a central de segurança de todo condomínio. Por meio dela, o porteiro abre a porta para você, guarda sua correspondência, sabe quem entra e quem sai do condomínio, conhece todos por nome, é sempre o primeiro a dar um caloroso “bom dia” logo pela manhã, mantém ótimo relacionamento com vizinhos e sempre está disposto a resolver problemas diários do edifício. Por estes e outros motivos, zele por esse profissional e seu espaço de trabalho. Como? Colaborando!

 

Revista Condomínios & Residências 

dezembro/2016